Materi ke-4
Salah satu aspek penting dalam managemen produksi di perusahaan farmasi adalah perencanaan, karena dengan perencanaan yang baik dapat tercipta efisiensi yang tinggi yang pada ujungnya akan meningkatkan profit perusahaan. Sebaliknya system perencanaan yang buruk akan menimbulkan pemborosan, keterlambatan supply dan biaya tinggi, hal ini yang harus selalu dihindari.
Perencanaan produksi sangat erat kaitannya dengan kapasitas produksi, sumber daya yang tersedia mulai dari man power, material, peralatan pendukung hingga supporting departemen. Disisi lain perencanaan juga harus berdasarkan permintaan dari pelanggan terhadap produk dipasarkan, jangan sampai ada kesenjangan antara produk yang diminta di pasar dengan produk yang di produksi di pabrik. Disini perlu dilakukan upaya sinkornisasi antara rencana penjualan yang didasarkan pada marketing forecast dengan bagian perencanaan produksi. Dari forecast tersebut maka bagian perencanaan bisa menghitung kebutuhan bahan, kapasitas produksi yang dibutuhkan, man power, fasilitas pendukung lain yang diperlukan.
Ketepatan forecast dengan order real sangat menentukan kualitas perencana produksi, semakin baik kualitas forecast maka semakin baik kualitas supply, sehingga diperlukan kejelian dari bagian marketing untuk memprediksi pola permintaan pelanggan. Biasanya forecast didasarkan beberapa factor antara lain berdasarkan history, berdasarkan data beberapa bulan kebelakang dilihat pola permintaan pelanggan. Selain itu juga berdasarkan kondisi di lapangan, misalnya jika produk competitor menghilang di pasaran maka produk kita bisa naik. Faktor yang lainnya bisa datang dari kebijaksanaan perusahaan, misalnya ada promo besar besaran untuk mendapatkan market share.
Pentingnya perencanaan yang tepat ini karena bagian perencanaan produksi harus dapat menghitung dengan pasti kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk kegiatan produksi, dan harus tepat baik jumlahnya maupun waktunya. Keterlambatan pengadaan sumber daya maka akan mempunyai konsekuensi keterlambatan supply, kalaupun bisa dikejar dengan overtime maka akan menimbulkan biaya baru.
Pengadaan bahan awal harus dilakukan dengan cara yang tepat, jangan terlalu banyak karena bisa beresiko rusak, namun juga jangan terlalu sedikit karena jika kita memesan bahan tersebut ada lead time yang harus ditunggu. Jadi jumlah minimum stock untuk setiap bahan harus dikaji berdasarakan trend data yang pada periode sebelumnya, sehingga berada pada posisi yang optimum (tidak berlebih tetapi juga tidak sampai kekurangan).
Perencanaan produksi harus dihitung dengan tepat sesuai dengan kapasitas mesin dan peralatan, sumber daya serta fasilitas pendukung misalnya kapasitas laboratorium. Berdasarkan informasi ini selanjutnya dibuat analisa kapasitas utilization untuk menentukan apakah perlu running dalam 2 shift atau bahkan 3 shift, apakah perlu penambahan SDM.
Selanjutnya diatur jadwal produksi berdarakan skala prioritas, biasanya produk jadi yang stocknya sudah menipis harus didahulukan. Produk produk yang sejenis diusahakan diproduksi secara berurutan dengan tujuan untuk memudahkan proses serta mengurangi waktu setting mesin. Prinsip prinsip kerja berdasarkan 5S dan prinsip lean manufacturing sangat menentukan tingkat efisiensi operasional produksi. Disinilah dituntut bagi seorang manager untuk selalu memperhatikan proses yang berjalan, serta mempelajari kemungkinan untuk dilakukan improvement sehingga proses lebih mudah atau lebih cepat dengan kualitas yang tetap terjaga.
Tidak bisa dihindari bahwa kadang kadang karena kondisi tertentu maka planning harus diubah secara mendadak, sehingga sangat merepotkan semua pihak. Memang dalam batas tertentu fleksibilitas diperlukan, namun sebaiknya hal hal seperti ini harus diminimalisir.
Jadwal produksi dibuat untuk satu bulan, kemudian dipecah kedalam jadwal mingguan, jadwal mingguan dipecah kembali menjadi jadwal harian. Jadwal yang baik ini akan membantu memudahkan kegiatan baik diproduksi maupun di bagian lain yang terkait. Setiap ada perubahan rencana harus segera dilakukan revisi serta disosialisasikan kepada semua bagian terkait agar tidak terjadi kesalahan komunikasi.
Selanjutnya yang tidak kalah pentingnya adalah kegiatan pengawasan, selama kegiatan produksi berjalan harus dilakukan pengawasan untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan tidak menyimpang dari rencana yang ditetapkan. Jika ada kendala misalnya kerusakan mesin, harus segera dilakukan tindakan perbaikan sesegera mungkin sehingga mengurangi waktu down time dan selanjutnya dibuat adjustment terhadap rencana semula.
Setiap akhir bulan selalu dibuat evaluasi, untuk melihat sejauh mana kesesuaian antara planning yang dibuat dengan realisasi kegiatan produksi, termasuk ketepatan target pengiriman. Karena indicator terbaik untuk mengukur baik buruknya system perencanaan produksi adalah kemampuan pemenuhan order. Makin tinggi pemenuhan order yang dapat di-supply berarti system perencanaan semakin baik.
Faktor lain yang juga menentukan keberhasilan kegiatan produksi antara lain :
- Fasilitas dan peralatan yang memadai
- Ketersediaan sumber daya yang diperlukan dalam jumlah dan waktu yang tepat
- SDM yang berkualitas
- Sistem produksi yang baik sesuai kaidah GMP
- Proses produksi yang sudah terbukti handal / tervalidasi
- Sistem Managemen produksi yang baik, yang menerapkan prinsip efisiensi dan produktifitas (lean manufacturing princip, 5S dll)
- Forecast acuracy
- Sistem maintenance yang baik/TPM
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar